「请提供 Certified True Copy（核证副本）。」银行、移民局 ESD 系统、CIDB、招标单位、外国使馆、中国合作方都会这样要求，但几乎没有人会告诉你该由谁来核证。在马来西亚，能在文件上签「certified true copy」的有四种人或机构，彼此并不能互相替代。本文讲清楚：谁可以核证什么文件、收件方期待的核证写法、每条路径的费用，以及在什么情况下核证副本已经不够、必须改走公证与领事认证。
快速答案（截至 2026 年 10 月）：核证副本（CTC）是由有资格的人把复印件与原件逐页比对后，签字确认「与原件相符」的副本。公司文件、以及公司本身董事与股东的身份证或护照，马来西亚的银行和政府部门通常接受公司秘书核证——公司秘书是 2016 年公司法令第 235–236 条规定的法定职位，且自 2019 年 3 月 15 日起必须持有 SSM 执业证书（第 241 条）。已递交给 SSM 的文件，SSM 本身也可核证，每份 RM10（SSM 收费表第 41 项）。与公司无关的个人文件，应找宣誓官（Commissioner for Oaths）或律师。文件若要寄往中国或其他国家使用，核证副本通常不够：须先经马来西亚公证人公证，再由马来西亚外交部（Wisma Putra）认证，最后到使馆办理领事认证——马来西亚不是《海牙认证公约》（Apostille）缔约国。
核证副本到底证明了什么
核证副本只证明一件很窄的事：这份复印件与核证人看过、或其记录中保存的原件一致。它不证明原件是真的，不证明文件里的资料仍然有效，也不证明照片上的人就是坐在银行柜台前的那个人。收件方之所以要求核证，是因为一张普通复印件什么都证明不了——他们需要一个须为此负责的人说一句「我比对过原件」。
所以重点是谁来核证，而不是盖了什么章。银行接受公司秘书核证的董事护照，是因为秘书保管董事名册、并持有一张会被吊销的执照；宣誓官是由法院委任的官员；公证人是由总检察长从执业律师中委任、在海外也被承认的资深律师；SSM 则是注册局本身。他们各自以自己的责任，为不同类型的文件背书。
四种核证人对比
| 核证人 | 法律依据 | 最适合核证 | 费用 |
|---|---|---|---|
| 公司秘书 | 2016 年公司法令第 235–236 条法定职位；第 241 条执业证书（2019-03-15 起强制） | 公司章程、董事会及股东决议、SSM 表格与通知、各类名册、经审计报表，以及公司本身董事与股东的身份证／护照 | 由秘书公司自定，无政府收费 |
| SSM（注册局） | 2016 年公司法令；SSM 收费表 | 已递交 SSM 的任何文件，如第 14 条注册申请、各类通知、年报、已递交的财务报表 | 每份 RM10（第 41 项）；副本或摘录 RM10（第 38 项） |
| 宣誓官 | 1964 年法院法令下的 2018 年宣誓官规则 | 个人文件：身份证、学历证书、法定声明；以及公司秘书没有记录的任何文件 | 按页收费，各宣誓官不同，去之前先问 |
| 公证人 | 1959 年公证人法令（Act 115）；由总检察长从执业律师中委任 | 要寄往海外的文件，尤其是之后还要办外交部认证和使馆认证的 | 专业收费，通常较高，按份报价 |
不少收件方也接受执业律师、会计师（MIA 会员）或在柜台亲眼看过原件的银行职员核证。这些是收件方自己的规定，不是法律规定。核证之前一定先看收件方的清单——找错人核证，就得再做一次。
什么时候该由公司秘书核证
对一家马来西亚私人有限公司（Sdn Bhd）来说，凡是存在公司法定记录里的文件，公司秘书都是最自然的核证人。秘书必须在公司注册后 30 天内委任（第 236 条），保管各类名册与会议记录，并负责向 SSM 申报。秘书核证一份决议时，核证的是自己保管的文件——这比第三方说「这跟别人给我看的那张纸一样」有力得多。
最常被要求核证的文件，以及 ONEKEY BIZ 对应的服务页：
- 董事与股东的身份证、护照。银行 KYC、ESD 系统申请就业准证、各类执照申请都会要。见公司秘书核证董事股东身份证／护照副本。
- SSM 表格与决议。第 14 条注册申请、董事通知（第 58 条）、股东名册（第 51 条），以及授权开户或申请融资的董事会决议。见SSM 表格与决议核证副本。
- 公司章程。银行据此核对签字权限；受监管行业的执照会检查必备条款。见公司章程核证副本。
- 经审计财务报表。CIDB 等级申请、银行融资、投标。见经审计财务报表核证副本。
公司秘书不应核证与公司无关的文件，例如董事个人的学位证书、或为申请家属准证而准备的配偶结婚证。这些应找宣誓官或律师。认真的秘书会拒绝；一位什么都肯核证的秘书，他的核证对所有人——包括你——都更不值钱。
一份合格的核证副本长什么样
马来西亚法律没有规定核证副本的固定写法，所以由收件方自定标准。实务上以下要素几乎处处通用；缺漏其中一项，是银行退件最常见的原因。
| 要素 | 写什么 | 收件方为什么查 |
|---|---|---|
| 核证字样 | 「Certified true copy of the original」（马来文：Salinan diakui sah） | 表明是与原件比对，而不是与另一份复印件比对 |
| 签名与日期 | 亲笔签名或可验证的电子签名，日期为核证当天 | 银行常拒收过旧的核证副本 |
| 全名与身份 | 例如「某某公司之公司秘书（Company Secretary）」 | 把核证人与公司记录联系起来 |
| 执照资料 | SSM 执照号或专业团体会员号，以及执业证书编号 | 收件方可在 SSM 名单上查核证人 |
| 每一页 | 每页小签或盖章，末页注明总页数 | 防止多页文件被抽换 |
| 复印清晰 | 身份证正反面；护照资料页清楚、不裁切 | 看不清的复印件即使核证正确也会被退 |
SSM 核证副本：什么时候找注册局更好
已递交给 SSM 的文件，注册局可以核证自己存档的副本。SSM 收费表列明：核证任何已递交注册局的公司文件 RM10（第 41 项）；文件、通知或证书的副本或摘录 RM10（第 38 项）；电子公司资料（company profile）RM10（第 42 项）。当收件方要的是「政府版本」而不是「公司版本」时，这条路更合适，例如法院、做尽职调查的交易对手，或只接受公共文件的外国机关。
SSM 核证也有限制：它只能核证注册局里有的东西。从未递交的董事会决议、公司内部名册、以及部分豁免情形下没有递交的审计报表，SSM 那里可能根本没有。这些仍要由公司秘书核证。
如果文件要送往海外，SSM 出具的文件还有一个优势：作为政府文件，通常可以不经公证、直接送外交部认证；而私人文件（包括公司秘书核证的副本）则不行。
文件寄往中国或海外：核证副本不够的时候
这是中国投资人最容易耽误时间的地方。中国自 2023 年 11 月 7 日起加入《海牙认证公约》，但海牙国际私法会议（HCCH）的缔约国名单中没有马来西亚。因此马来西亚文件送往中国内地使用，仍须走完整的领事认证链；单凭公司秘书核证副本，中国的银行、法院或市场监管部门不会接受。
| 步骤 | 办理单位 | 说明 |
|---|---|---|
| 1. 公证 | 马来西亚公证人 | 决议、授权书、核证副本等私人文件须先公证；法院判决、出生证、结婚证、政府公函等政府文件可跳过此步 |
| 2. 认证 | 马来西亚外交部（Wisma Putra，布城） | 认证公证人的签名 |
| 3. 领事认证 | 中国公民送大使馆领事服务大厅；其他申请人送中国签证申请服务中心 | 公司申请须提交公司资格证明（如 Form 9／Form 13 或第 17 条注册通知书）及法定代表人有效身份证明 |
| 使馆收费 | 中国或马来西亚公民每份 RM26；第三国公民民事 RM80、商业 RM160；加急 +RM100，特急 +RM140 | |
| 使馆时限 | 4 个工作日；加急 3 天；特急 2 天 | |
依我们的经验，整条链（含预约公证人与外交部认证）约需两到三周。若文件是马来文或英文、而中国收件方需要中文，还要确认译文是否也须公证并一并认证——不同的中国机关做法不一。
常见用途与正确的核证方式
| 用途 | 通常接受 | 注意 |
|---|---|---|
| 马来西亚银行：公司开户 KYC | 公司秘书核证的章程、SSM 表格、董事会决议、董事股东身份证／护照 | 银行指定的决议模板；核证日期有效期 |
| 移民局 ESD：就业准证 | 公司秘书核证的公司文件；申请人清晰的护照复印件 | 上传清晰度；文件须与 SSM 最新记录一致 |
| CIDB 注册或升级 | 公司秘书核证的审计报表与公司文件 | 用已递交 SSM 的那一版报表 |
| 政府招标 | 按招标文件要求；有时要 SSM 核证本 | 招标规则可能指定核证人，照做 |
| 个人学历证书 | 宣誓官或律师 | 不属于公司秘书的工作 |
| 中国银行、法院、市场监管备案 | 公证人 → 外交部 → 中国大使馆 | 只有核证副本不够；马来西亚不是海牙认证公约缔约国 |
对银行而言，核证副本只是尽职调查文件包的一部分。银行还会查什么，见我们的马来西亚银行开户尽职调查与受益所有人指南；就业准证文件则见马来西亚就业准证与 PVP 全指南。
核证副本被退件的五个常见原因
- 找错核证人。公司秘书核证了个人文件，或由一位「在别的公司当董事」的朋友核证护照。收件方会查核证人的身份。
- 日期过旧。三月核证的董事会决议，九月才递交。银行常设有核证日期的有效期，常见为三到六个月，先问清楚。
- 副本与记录不符。护照已换新，但 SSM 记录仍是旧号码；或章程在核证版本之后修改过。先更新记录，再核证。
- 缺页或漏签。30 页的章程只要有一页没小签，整套就会被退回。
- 海外使用却没有认证。寄给中国合作方的是核证副本，对方需要的却是公证＋认证文件。核证本身没问题，只是给错了东西。
核证前的实务清单
- 向收件方要书面清单，包括指定字样、逐页盖章规则、核证副本的最长有效期。
- 确认公司在 SSM 的记录是最新的：董事、股东、地址、章程。
- 逐份决定核证人：公司记录与董事股东证件找公司秘书；已递交的公共文件找 SSM；个人文件找宣誓官；海外使用找公证人。
- 复印要清晰、整页；身份证要正反两面。
- 份数要够——银行、ESD、执照机关都各自留存一套。
- 海外使用的，提早启动「公证 → 外交部 → 使馆」流程，预留两到三周。
常见问题
马来西亚谁可以核证副本（certified true copy）？
常用的有四种：公司秘书（公司记录及公司本身董事股东的身份证／护照）、SSM（已递交注册局的文件，每份 RM10）、宣誓官或律师（个人文件）、公证人（寄往海外的文件）。不少收件方也接受律师、MIA 会计师或亲眼看过原件的银行职员核证。一律以收件方的清单为准。
公司秘书可以核证护照或身份证副本吗？
可以，限于公司本身的董事与股东——他们的资料就在公司法定记录里，而公司秘书是 2016 年公司法令第 235–236 条的法定职位、并持有 SSM 执业证书（第 241 条）。银行与 ESD 系统普遍接受。与公司无关的人，应改找宣誓官或律师。
SSM 核证副本收费多少？
依 SSM 收费表，核证任何已递交注册局的公司文件为 RM10（第 41 项）；文件、通知或证书的副本或摘录 RM10（第 38 项）；电子公司资料 RM10（第 42 项）。SSM 只能核证注册局里有的文件。
文件拿到中国用，核证副本够吗？
通常不够。中国自 2023 年 11 月 7 日起加入海牙认证公约，但马来西亚不是缔约国。马来西亚的私人文件须经马来西亚公证人公证 → 外交部（Wisma Putra）认证 → 中国大使馆或签证中心领事认证。中国或马来西亚公民每份 RM26，4 个工作日（大使馆 2026-08-10 须知）。
核证副本上应该写什么？
法律没有规定固定写法。收件方一般接受「Certified true copy of the original」，加上核证人签名、日期、全名、身份（如 Company Secretary）、执照或会员号与执业证书编号，并在每页小签或盖章。部分外国银行与使馆要求指定字样，核证前先问。
相关代办服务
这篇文章讲的流程，以下服务我们可以直接替您办完。
- 公司秘书核证副本（CTC）——董事与股东身份证／护照由持牌公司秘书签发的董事与股东身份证／护照核证副本，供银行 KYC、执照申请与移民局申请使用。
- 马来西亚私人有限公司（Sdn. Bhd.）注册全流程在 SSM 注册私人有限公司（Sdn. Bhd.）。
- 公司周年申报（Annual Return，第 68 条）按时向 SSM 提交公司年度周年申报。
资料来源与参考
本文仅供一般参考，不构成法律、税务或移民建议。相关政策、门槛与官方费用由马来西亚主管机构制定，并可能随时调整。请就您的具体情况咨询我们的顾问。