快速答案
每家马来西亚公司都必须随时有至少一名公司秘书（《2016 年公司法》第 235 条），职位出缺须在 30 天内补上。秘书必须是持牌秘书或指定专业团体会员（第 236 条）。我们的年度服务让持牌秘书成为贵公司的具名秘书，并管好记录与 SSM 申报。
最后更新： · 审阅：ONEKEY BIZ 合规团队
01
产品介绍
公司秘书是法定职位，不是可有可无的顾问。《2016 年公司法》第 235 条要求每家公司至少有一名秘书，且须为常居马来西亚的自然人；第 236 条要求该人持有 SSM 发出的执业证书，或是指定专业团体的会员。
秘书让公司在法律上保持良好状态：维护法定记录册、准备并核证决议、按时向 SSM 申报变更、提醒董事会周年申报与财务报表期限，并把公司记录保存在注册地址。
客户找我们补救的合规问题——董事变更没申报、周年申报漏交、名册与 SSM 对不上——大多源于秘书只在被叫时才申报。年度服务意味着有人真正负责这本合规日历。
适合谁
- 从注册起的每一家 Sdn. Bhd.
- 对现任秘书反应迟缓不满意的公司
- 需要中英双语支持的外资公司
- 有逾期申报需要补办的公司
02
为什么每家 Sdn. Bhd. 依法都必须有一位
在马来西亚，公司秘书不是行政上的方便安排，而是一项法定职位。《2016 年公司法》第 236 条要求每家公司在注册后 30 天内至少委任一名公司秘书，并须在委任后 14 天内向 SSM 申报。未依法委任，最高罚款 RM50,000。
被委任的人必须具备资格。自 2019 年 3 月 15 日起，任何担任公司秘书的人，都须持有 SSM 依该法第 241 条签发的执业证书——途径是指定专业团体的会员身份，或由注册官发出的执照。证书有固定有效期，须按期续期；执业证书已过期的秘书，不能有效履职。
这一点值得实际去查，而不是想当然。如果您的公司秘书执业证书已经过期，该期间所做的申报就处于风险之中，公司在技术上等于没有秘书。直接索取证书编号与有效期——真正在执业的秘书会毫不迟疑地给您。
- 第 0 天公司注册成立SSM 发出 注册通知书
- 30 天内委任公司秘书《2016 年公司法》 第 236 条
- 14 天内向 SSM 申报申报刚完成的 委任
- 持续维护法定记录册股东、董事、 受益所有人
- 每年周年申报第 68 条， 周年日起 30 天内
未依法委任公司秘书，最高罚款 RM50,000。
03
公司秘书实际上负责什么
看得见的工作，是第 68 条的周年申报，以及配合董事会与股东决议出具的文件。看不见的那部分，是法定记录册——股东、董事、受益所有人、抵押——它们必须准确且即时，因为在 CRS 系统下，注册册反映的就是这些内容，而银行、审计师或买家要查的也是这些。
再来是那些依「事件」而非依「日历」计算的期限。更换董事、注册地址、公司名称或章程，各自有从变更生效日起算的申报窗口，而且都很短。小公司收到的罚单，多数来自没人在追踪的事件型期限，而不是来自周年申报。
一位真正在做事的秘书，也会说「不行」。指出拟派的股息通不过偿债能力测试、股份转让须先取得优先权弃权、或某份决议写给了错误的公司机关——这才是这个职位的价值所在；而当秘书工作被当成一项按市场最低价出售的申报服务时，消失的恰恰就是这一部分。
04
需要准备的文件
新委任时
- SSM 公司资料
- 前任秘书移交的法定记录册与过往决议
- 公司章程（如有）
股东与董事
- 董事与股东的身份证或护照
- 负责人联系资料
- 从其他秘书公司转过来属于另一项委任服务，含记录移交。
- 个别变更的 SSM 申报费按次收取。
05
如何透过 ONEKEY BIZ 办理
- 1接手 第 1 周
审阅 SSM 纪录与名册，标出未完成事项。
- 2委任 第 1 周
委任我们为公司秘书并向 SSM 申报。
- 3合规日历 第 1 周
登记周年申报、财务报表等期限。
- 4全年支持 持续
业务有变时准备决议、核证副本与 SSM 申报。
- 5年度检视 每年
每次周年申报前核对名册与 SSM 纪录。
您只需要
- 业务有变时通知我们
- 签署我们准备的决议
我们负责
- 担任具名持牌秘书
- 维护法定记录册
- 追踪每一个法定期限
- 准备决议与 SSM 申报
06
交付给您的物件
持牌秘书登记在 SSM 贵公司纪录上。
股东、董事、秘书与受益所有人登记册，保持最新。
周年申报与财务报表期限，提前提醒。
需要时提供董事会与股东决议，以及核证副本。
相关规定与办理指南
真实客户案例
官方资料来源
常见问题
董事可以兼任公司秘书吗？
只有该人持牌或是指定团体会员才可以；唯一董事不能同时是唯一秘书。
没有秘书会怎样？
职位出缺须在 30 天内补上；没有秘书营运属于违规。
年费包含所有申报吗？
年费涵盖秘书职务与例行记录；股份转让等个别变更另行报价。