在马来西亚，外资公司对外籍员工"进来"的每一步都排练得极其细致——ESD 账号、EP 类别、贴签预约、家属陪同签证。但几乎没有人排练"出去"。而真正的责任恰恰堆在离境这一端：一张从未办理缩短的工作准证、一份从未申报的 CP21、一笔本该扣留却已经付出去的尾款——以及自 2025 年 11 月 18 日起新增的 Exit Clearance（离境结清申报）。这一项若没做，公司的 ESD Online 会被悄悄限制，之后每一份新申请都递不上去。人已经上了飞机，公司却跑不掉。本文梳理"接受辞职那一天同时启动的三个时钟"、每一步由谁在什么期限内申报，以及一套能让外籍员工干净离境、也让公司继续招人的正确顺序。
三个监管机构，三个时钟，一次离境
几乎所有离境事故都源于同一个误判：把离职当成一件 HR 的事。它其实是三件并行的监管事件，各有各的触发点、表格与期限——而其中只有一件（移民）会在机场被看见。
马来西亚移民局（Jabatan Imigresen Malaysia）通过外籍人士服务处（ESD）管准证。它要求在人离境之前把准证缩短或注销；如果没做，现在它要求你申报此人确已离境。
内陆税收局（LHDN / HASiL）管钱。它要求最迟在离境前 30 天收到通知，并要求雇主把员工的最后一笔款项压住，直到它查完为止。
EPF 与 SOCSO 管法定缴纳。自 2025 年 10 月起 EPF 已覆盖非公民雇员；自 2025 年 12 月起 EPF 与移民局开始共享数据——这意味着欠缴不再是一个看不见的问题。
| 轨道 | 要做什么 | 期限 | 没做的后果 |
|---|---|---|---|
| 移民——缩短准证 | 在 ESD Online「Sub-Product」页签提交 Shorten Pass 申请，下载 Shorten Pass Slip（缩短准证凭条） | 外籍员工永久离境之前 | 没有离境记录，公司落入下方的 Exit Clearance 机制 |
| 移民——Exit Clearance | 通过 ESD Online／eXpats 申报确认该外籍员工已离开马来西亚 | 在既无续签也无缩短申请的情况下，准证到期起 30 天内 | ESD Online 权限被限制——无法提交、无法付款办理任何新申请 |
| 税务——CP21 表 | 雇主离境通知，须经 MyTax → e-SPC 在线提交；LHDN 据此签发税务清结函（SPC） | 预计离境日前不少于 30 天 | 罚款 RM200 至 RM20,000，或最高六个月监禁，或两者兼施 |
| 税务——扣留款项 | 扣留应付予员工的款项（薪金、花红、酬金） | 直至 LHDN 收到 CP21 后满 90 天，或提前取得书面放行 | 雇主可能被要求为员工的税款负责 |
| EPF | 最后一期缴纳；员工可申请 Leaving Country Withdrawal（离境提取），用 KWSP 9C (AHL) 表 | 缴款于次月 15 日前；提取须离境前亲赴分行办理 | 欠缴；且自 2025 年 12 月 EPF—移民局合作后，会牵连移民事务 |
| SOCSO | 停止缴纳，申报离职 | 随最后一次薪资周期 | 为已不在职的人继续承担缴纳义务 |
第一步是移民：让他在起飞前先"缩短准证"
2025 年 11 月 14 日，移民局依内政部指示，通过 ESD 发布公告，终结了一个长期存在的灰色地带：公司必须为每一位永久离开马来西亚的外籍员工提交缩短准证（Shorten Pass）申请——不论该准证还剩多少有效期。
操作本身很简单，但因为入口不在大家习惯去找的地方而经常出错：
- 登录 ESD Online（esd.imi.gov.my），打开 「Sub-Product」页签。受 MDEC 管理的公司改用 eXpats 门户，且须额外递交护照原件。
- 在离境日之前提交缩短申请。
- 核准后下载 Shorten Pass Slip。由外籍员工随身携带，离境时出示。这份凭条才是把移民记录干净关闭的那份文件。
要看清它取代了什么。过去那套非正式做法——让准证自然过期、把人送上飞机、注销的事以后再说甚至不说——已经走不通了。移民局的立场是：为你公司工作而签发的准证，工作结束时就应当交回；而负责交回的，是当初担保它的那家公司。实务上，应在雇佣关系结束后 30 天内完成注销，并在航班之前完成缩短。
Exit Clearance：会锁住你门户的那道兜底
自 2025 年 11 月 18 日起，移民局推出 Exit Clearance。这是多数外资雇主尚未消化的一项改变——因为它惩罚的不是"做错事的公司"，而是"什么都没做的公司"。
Exit Clearance 是一项确认外籍员工已离开马来西亚的强制申报，适用于准证已过期、且 ESD Online 中既无续签记录也无缩短申请的情形，须在准证到期日起 30 天内提交。
真正让它有分量的是执行手段。公告并未附加罚款，取而代之的是：未提交 Exit Clearance 的公司将面临 ESD Online 权限受限——包括无法提交与支付任何新申请。MDEC 对其管辖企业也释出同样信号：新申请一律搁置，直到欠缺的 Exit Clearance 补上为止。
把这个后果放进真实时间线里看：某区域经理的 EP 在 3 月失效，因为他 2 月就已回国，公司什么也没申报。到了 8 月，公司想引进一位新的技术总监——这份申请递不上去，除非先把 3 月那笔记录关掉；而关掉它，意味着要为半年前发生的一次离境补出证据，还要去找一位早已不回邮件的前员工。
| 情形 | 该申报什么 | 在哪里办 | 期限 |
|---|---|---|---|
| 员工辞职，准证仍有效，离境日已定 | Shorten Pass 申请 → 取得 Shorten Pass Slip | ESD Online「Sub-Product」页签（MDEC 企业用 eXpats） | 离境前 |
| 雇佣已结束，但人还留在马来西亚处理善后 | 先缩短准证，空档期向移民局申请 Special Pass | ESD Online，随后移民局 | 准证失效前 |
| 准证已过期，既没续签也没缩短 | Exit Clearance 申报 | ESD Online／eXpats | 准证到期起 30 天内 |
| 员工失联／擅自离岗并已出境 | 立即缩短或注销准证；若准证已失效则补 Exit Clearance | ESD Online | 知悉事实后立即 |
| 持家属准证／LTSVP 的家属 | 家属准证是附随性的，必须与主申请人同步缩短或注销 | ESD Online | 与主申请人同步 |
准证已经过期时：Special Pass 与 Check-Out Memo
Special Pass（特别准证）是移民局的过桥工具，有效期 30 天，每次签发收费 RM100。它存在的意义正是应对"人合法在马来西亚境内、但手上没有实质准证"的状态——换雇主之间、等待续签、或安排离境。
关键细节出现在第二张 Special Pass 上。移民局签发时通常会加注 "Making Arrangement to Leave the Country"（安排离境），业内称之为 Check-Out Memo（COM，离境备忘）。持有这类加注的人，在马来西亚境内不得再申请任何其他准证——EP 不行，PVP 不行，学生准证也不行。唯一的回路是先离境，再从境外重新申请。
LHDN：CP21 表、e-SPC 与 30 天规则
当一名应课税雇员即将离开马来西亚超过三个月或永久离境时，雇主必须在预计离境日前不少于 30 天提交 CP21 表——雇主的雇员离境通知。该义务的法律依据是 1967 年所得税法令第 83(4) 条，而且这是雇主的义务，不是员工的。
自 2024 年 1 月 1 日起，CP21 必须通过 MyTax 的 e-SPC 应用在线提交，CP21、CP22A、CP22B 的人工递交一律不再受理。那些还没为税务代理或 HR 用户开通 e-SPC 角色的公司，往往在最糟糕的时点才发现这一点——离航班三周，手上拿着一份递不出去的表。
法定豁免只有一项：若 LHDN 认可该雇员因职务需要频繁往返出入境，雇主无须提交此表。这条覆盖的是常年飞来飞去的区域销售总监，不覆盖一个要彻底回国的人。
| 表格 | 使用场景 | 期限 |
|---|---|---|
| CP21 | 雇员离开马来西亚超过 3 个月或永久离境 | 离境前不少于 30 天 |
| CP22A | 私营部门雇员终止雇佣（辞职、解雇、退休）但仍留在马来西亚 | 离职前不少于 30 天 |
| CP22B | 公共部门雇员终止雇佣 | 离职前不少于 30 天 |
| CP22 | 新雇员入职通知——镜像的那一张，也是多数公司唯一记得的一张 | 入职后 30 天内 |
CP21 流程的产出物是税务清结函 Surat Penyelesaian Cukai（SPC）。它确认该雇员税务已结清，并解除被扣留的款项。实务上，它也是离境外籍员工在 EPF 顺利办妥最终提取所需要的凭据，更是日后任何一家马来西亚雇主、任何一份移民申请都会默认"你应该有"的文件。
90 天扣留——最让财务部意外的一条
这一条把纸面问题变成现金问题，也是最常在"钱已经付出去之后"才被发现的一条。
一旦触发 CP21 义务，雇主就必须扣留一切应付予该雇员的款项——最后一个月薪金、花红、酬金、年假折现、任何恩恤金——直至 LHDN 收到通知后满 90 天，或 LHDN 提前给出书面放行，以较早者为准。提前付出去不只是违反一条程序性规定：它让雇主暴露在"要为员工已带出境的税款负责"的风险之下。
员工自身的申报义务同时在跑。其离境当年的税务居民身份仍按一般规则判定——包括 182 天测试——年中离境很可能使其当年被认定为非居民，就业收入按非居民统一税率课税，结果显著劣于居民累进税率。若离境日尚有弹性，值得在订机票前先算一遍；居民身份的完整规则见我们的外籍人士个人所得税指南。
离境时的 EPF、SOCSO 与 EIS
非公民的法定缴纳格局在 2025 年底发生了实质变化，离境流程也随之改变。
EPF。自 2025 年 10 月起，持有效准证的非马来西亚公民雇员强制缴纳 EPF（家庭佣工除外），雇主 2%、雇员 2%，于次月 15 日前缴付。永久离境时，会员可申请 Leaving Country Withdrawal，提取全部账户余额，使用 KWSP 9C (AHL) 表亲赴 EPF 分行办理，需备护照原件、工作准证、辞职或解雇信，以及一份永久离境的法定声明。该笔提取在马来西亚不课税，但它是一个有排队的柜台流程——请提早启动，别留到起飞那一周。
执法端的变化。2025 年 12 月 11 日，EPF 与移民局正式签署合作安排。对雇主的实际含义是：缴纳记录与准证记录不再是两个互不相通的世界——若你为非公民员工欠缴，应当预期它会在移民事务中浮出水面。
SOCSO。外籍雇员纳入职业伤害计划，雇主缴纳月薪的 1.25%；伤残计划不适用于非公民。自 2026 年 6 月 1 日起，SOCSO 的非职业伤害保障（LINDUNG 24 JAM）适用于外籍工人，提供 24 小时全时段保障。缴纳随最后一次薪资周期终止。
EIS。就业保险计划完全不覆盖非公民，仅适用于马来西亚公民与永久居民。离境的外籍员工既无可申领，也无须结清。若外籍员工薪资单上出现 EIS 扣款，说明薪资系统一开始就设错了，而这个错误是向后追溯的，不只影响将来——正确处理方式见我们的 EPF／SOCSO／EIS／PCB 雇主实操指南。
家属、租约、银行账户与车
要关闭的不只是主申请人的准证。
家属。凭 EP 签发的家属准证或长期社交访问准证（LTSVP）具有附随性：主准证一旦结束，它就失去独立存在基础。配偶与子女必须与主申请人同步缩短或注销；而当家属搭乘比员工更晚的航班离境时——为了让孩子读完一个学期，这非常常见——时点必须事先规划，而不是事后发现。家庭端的完整安排见我们的家属准证与 LTSVP 指南。
银行账户。凭 EP 开立的居民个人账户，应当在此人仍在马来西亚、且仍持有效准证时销户。准证注销后再远程办理并非不可能，但很慢，而且余额总要有个去处——请在销户之前按适用的外汇政策规划好汇出路径。
公司资产与租约。公司提供的住所、公务车、公司信用卡、笔记本电脑，在人还在时都能收回，人一走就都收不回。把尾款的释放——反正在 CP21 规则下本来就要扣留——与资产归还挂钩，并写进离职函。
解雇这个问题。以上所有流程都不改变底层的劳动法立场。如果这次离场是解雇而非辞职，离境文件并不能治愈一次有瑕疵的解雇；持 EP 的外籍员工与任何其他"workman"一样，有权提出第 20 条申诉——详见我们的解雇、裁员与劳资法庭指南。
一份可落地的 60 天离境时间表
| 时点 | 动作 | 负责方 |
|---|---|---|
| 第 0 天——接受辞职／发出通知 | 确定离境日。发出离职函，写明 CP21 扣留与资产归还条件。 | HR |
| 第 1–5 天 | 确认 MyTax 上的 e-SPC 权限已开通。汇总最终报酬数字，含花红、年假折现与任何恩恤金。 | 财务／税务代理 |
| 第 5–10 天 | 通过 e-SPC 提交 CP21——比 30 天下限更早，因为 90 天从 LHDN 收件日起算。 | 财务／税务代理 |
| 第 10–20 天 | 员工亲赴分行申请 EPF 离境提取。同步规划销户与汇出。 | 员工，HR 协助 |
| 第 30–45 天 | 资产归还。家属准证缩短材料与主申请人同步准备。 | HR |
| 第 45–55 天 | 在 ESD Online 提交缩短准证申请，生效时点贴着航班。下载 Shorten Pass Slip 交给员工。 | HR／移民代理 |
| 离境当天 | 员工出境时出示 Shorten Pass Slip。若出现空档，以 Special Pass 覆盖。 | 员工 |
| SPC 下发后 | LHDN 签发税务清结函；释放被扣留的尾款。 | 财务 |
| 兜底 | 若准证已失效且什么都没申报：到期起 30 天内补 Exit Clearance。 | HR／移民代理 |
代价最高的三个错误
其一：在最后一天就把尾薪结清。这是本能的、体面的做法，也是错误的做法。这笔钱必须扣留至 LHDN 收到 CP21 后满 90 天，或提前取得放行。钱一旦离开账户、人一旦离开国境，雇主就暴露在一笔再也追不回的责任之下。
其二：把"准证过期"当成会自动了结的事。它从来不会自动了结；而自 2025 年 11 月 18 日起，它开始实实在在地产生成本。一个没办缩短就走掉的外籍员工，留下的是一份未结案卷；Exit Clearance 的时钟从准证到期日起算，而不是从有人想起来的那一刻起算。代价不是罚款，代价是你的下一个人招不进来。
其三：让一次再雇佣拖成一张 Check-Out Memo。集团内部调动时，新申请必须在旧准证结束之前就已启动。一旦 Special Pass 被加注"安排离境"，境内就再也无法申请任何准证——六周的过渡期会变成三个月，而且要在另一个国家完成。
只要顺序对，外籍员工离境就是一件四周内可控的行政工作，终点是可预期的：登机口出示的 Shorten Pass Slip、归档的 SPC、汇出的 EPF 余额，以及一个随时可以递交下一份申请的 ESD Online 账号。顺序错了——或者干脆什么都没做——它就变成一个被锁住的门户、一笔"已经付出去却本该扣留"的款项，和一位你现在急需其签名、却再也联系不上的前员工。
ONE BUSINESS SOLUTION 为在马外资企业处理外籍人才的完整生命周期——ESD 账号开设、EP 申请与续签、家属准证，以及另一端的缩短准证、Exit Clearance、CP21 与税务清结全流程。如果你下个季度有外籍员工要离境，或有一张已经过期却什么都没申报的准证，欢迎联系我们，或查看我们的 ESD 与工作准证服务。
常见问题
如果工作准证反正快到期了，我们还必须注销吗？
必须。依移民局 2025 年 11 月 14 日的公告，公司须为每一位永久离开马来西亚的外籍员工提交缩短准证申请——不论准证还剩多少有效期。申请在 ESD Online 的 「Sub-Product」页签提交（受 MDEC 管理的公司用 eXpats），核准后签发 Shorten Pass Slip，由外籍员工离境时出示。让准证自然过期并不能省事——它会把公司推入 Exit Clearance 机制：须在准证到期起 30 天内完成，逾期将导致公司 ESD Online 权限受限。
Exit Clearance 是什么？不申报到底会怎样？
Exit Clearance 自 2025 年 11 月 18 日起实施，是一项确认外籍员工已离开马来西亚的强制申报，适用于准证已过期、且 ESD Online 中既无续签也无缩短申请的情形，须在准证到期日起 30 天内提交。公告并未附加罚款，取而代之的是：公司将面临 ESD Online 权限受限——包括无法提交与支付任何新申请，MDEC 亦释出同样信号。实际代价往往在数月后才显现：下一份 EP 申请递不上去，除非先关闭旧记录——而这意味着要为很久以前的一次离境补出证据，还得去找一位早已不在职的人。
我们可以在最后一天就把离境外籍员工的尾薪结清吗？
不可以——这是外籍员工离境流程中代价最高的一个常规错误。当应课税雇员离开马来西亚超过三个月或永久离境时，1967 年所得税法令第 83(4) 条要求雇主在离境前不少于 30 天提交 CP21 表，并扣留一切应付款项——薪金、花红、酬金、年假折现——直至 LHDN 收到该通知后满 90 天，或提前取得书面放行。自 2024 年 1 月 1 日起，CP21 必须经 MyTax e-SPC 在线提交，人工递交不再受理。未申报者可处 RM200 至 RM20,000 罚款、最高六个月监禁，或两者兼施。请在离职函一开始就写明扣留安排，并尽早提交 CP21——90 天是从 LHDN 收件之日起算，不是从航班日起算。
我们的外籍员工六周后要转到关联公司，他能持 Special Pass 留在马来西亚等新申请吗？
这个计划正是公司撞上 Check-Out Memo 的典型路径。Special Pass 有效期 30 天，每次签发 RM100。但移民局签发时（通常是第二张）常会加注 「Making Arrangement to Leave the Country」，即 Check-Out Memo（COM）。持有此类加注者在马来西亚境内不得再申请任何其他准证：EP 不行、PVP 不行、学生准证也不行。唯一回路是先离境、再从境外申请。凡涉及集团内调动，新雇主的申请必须在原准证结束之前就已启动，而不是之后。
离境时，外籍员工的 EPF、SOCSO 与 EIS 怎么处理？
EPF 自 2025 年 10 月起对非马来西亚公民雇员强制适用（家庭佣工除外），雇主 2%、雇员 2%，于次月 15 日前缴付。永久离境时，会员可通过 Leaving Country Withdrawal 提取全部账户余额，使用 KWSP 9C (AHL) 表亲赴 EPF 分行办理，须备护照原件、工作准证、辞职或解雇信及永久离境法定声明；该提取在马来西亚不课税。需注意 EPF 已于 2025 年 12 月 11 日与移民局正式建立数据共享，欠缴会在移民事务中浮出水面。SOCSO 将外籍雇员纳入职业伤害计划，雇主缴 1.25%（伤残计划不适用于非公民），LINDUNG 24 JAM 自 2026 年 6 月 1 日起延伸至外籍工人。EIS 完全不覆盖非公民——若外籍员工薪资单上出现 EIS，说明薪资系统设置有误。
资料来源与参考
- Companies are required to shorten their expatriates' passes — Expatriate Services Division, Immigration Department of Malaysia
- Notifications of Termination of Service (Forms CP21, CP22A, CP22B) — Lembaga Hasil Dalam Negeri Malaysia
- e-SPC User Manual — MyTax, Lembaga Hasil Dalam Negeri Malaysia
- Leaving Country Withdrawal — Employees Provident Fund (KWSP/EPF)
- EPF Begins Mandatory Contributions For Non-Malaysian Citizen Employees Effective October 2025 — Employees Provident Fund (KWSP/EPF)
- Employment Pass — Expatriate Services Division, Immigration Department of Malaysia
本文仅供一般参考，不构成法律、税务或移民建议。相关政策、门槛与官方费用由马来西亚主管机构制定，并可能随时调整。请就您的具体情况咨询我们的顾问。